Diensten

Als Back Office Specialist ontzorg ik je, zodat jij weer tijd hebt voor je cliënt en je bedrijf.

Voor meer rust en overzicht, terwijl je bedrijf groeit.

Herken je het gevoel dat je bedrijf jou runt, in plaats van andersom? Ik ontzorg je en help je de regie terug te pakken, zodat er weer ruimte is voor wat voor jou belangrijk is.

Check mijn aanbod
Lotte Boersma achter haar laptop in de camper, met uitzicht op de woestijn
Mijn aanbod

Van administratieve werkzaamheden tot communicatie en vormgeving, tot VA-strateeg: ik pas me aan op wat jouw praktijk nodig heeft.

Ik ondersteun onder andere fysiotherapeuten, GGZ-therapeuten en psychologen (vrijgevestigd), huisartsen (niet-patiëntgebonden taken), kindertherapeuten, acupuncturisten, orthomoleculair artsen en diëtisten.

Ben je op zoek naar iets wat er niet tussenstaat? Geen zorgen, stuur me gerust een berichtje.

Office management

  • Mailbox- en agendabeheer, incl. planning en structuur aanbrengen
  • Documentbeheer, zoals offertes, notulen en actielijsten opstellen en ordenen
  • Facturatie
  • Tools- en systeembeheer, incl. Notion teamboards inrichten
  • Bedrijfsplan uitwerken tot een digitaal bestand
  • Uitzoekwerkzaamheden
Bekijk per taak

Cliëntcommunicatie

  • Reageren op inkomende berichten via mail, WhatsApp of social media, en telefonisch aanspreekpunt zijn bij afwezigheid
  • Intakeformulieren opstellen en verwerken
  • Wachtlijstbeheer en communicatie daarover naar cliënten
  • Welkomstmail of onboarding-pakket samenstellen en versturen
  • Tussentijdse check-ins plannen en versturen
  • Afsluitende mail of evaluatieformulier na een traject, en nazorg- of terugvalpreventie-berichten na afronding daarvan
Bekijk per taak

Vormgeving

  • Vormgeving van presentaties en social media
  • Video's editen
  • Leeromgevingen updaten
  • Nieuwsbrieven opmaken en bewaken
  • Teksten schrijven
Bekijk per taak

Automatisering & AI

  • Workflows en automatiseringen opzetten
  • Herhalende taken automatiseren, zoals herinneringen en bevestigingsmails
  • Slimme koppelingen tussen je tools en systemen
  • AI-tools inzetten en integreren in je werkproces
  • Advies & onderzoek over waar AI en automatisering jou tijd kunnen besparen
Bekijk per taak
Zo werken wij samen

Van kennismaking tot merkbaar resultaat

  1. 1

    Kennismaken

    We bespreken jouw praktijk, de manier waarop je nu werkt en waar je tegenaan loopt.

  2. 2

    Proces in kaart brengen

    We kijken waar tijd verloren gaat, waar dubbel werk ontstaat en welke werkzaamheden steeds terugkomen.

  3. 3

    Prioriteiten bepalen

    Niet alles hoeft aangepast te worden. We bepalen samen welke verbetering het meeste oplevert.

  4. 4

    Uitvoeren

    Afhankelijk van de situatie ondersteun ik bij de backoffice, richt ik processen slimmer in of werk ik aan automatisering.

  5. 5

    Evalueren

    We bekijken wat de verandering oplevert en waar eventueel nog verdere verbetering mogelijk is.

Geen ingewikkelde oplossingen om het ingewikkeld maken. Gewoon slimmer werken waar dat kan.

Lotte Boersma achter haar laptop, in overleg tijdens het samenwerken
Stel je voor

Dit is wat er mogelijk is met de juiste ondersteuning achter de schermen

  • Op vrijdagmiddag je laptop dichtklappen, en hem pas maandag weer openen.
  • 's Avonds niet meer overwerken, maar tijd voor jezelf en je gezin.
  • Geen overweldigende gedachten meer over alle openstaande taken.
  • Samen, gestaag, in balans groeien met je bedrijf.
  • Meer tijd om te behandelen.
  • Ruimte om medewerkers aan te nemen.
  • Ruimte om te kijken naar je eigen tijdsbesteding binnen je onderneming (minder behandelen, meer uitbesteden).
  • Eindelijk die trainingen volgen waar je al langer naar uitkeek.

Klaar om te ontdekken wat dit voor jouw praktijk kan betekenen?

Plan een vrijblijvende kennismaking
€55 / uur

Al vanaf 1 uur per week aan de slag. Liever een vast bedrag per traject? Dat stellen we in overleg op maat samen.